Telagon Sichelputzer

7 Tipps zur effektiven Konferenz-Promotion über Social Media

Konferenzen, Messen, Veranstaltungen - wir besuchen sie häufig und regelmäßig als Gäste, aber auch als Referenten und Aussteller. Im Zuge der Medienwirksamkeit finden mittlerweile zahlreiche Events immer stärker im Netz statt. Und nur wenige Veranstalter verzichten gänzlich auf die mediale Inszenierung vom Vorfeld über den eigentlichen Event bis zur Nachberichterstattung. Sie folgen dabei einem einfachen Schema: Je mehr inhaltliche Relevanz und Affinität zu Medien und zum Internet gegeben ist, desto stärker wird die Präsenz bei Twitter oder Facebook ausgebaut.

Noch vor wenigen Jahren waren Besucher ausschließlich auf die offiziellen Informationskanäle angewiesen. Auf die Event-Ankündigung folgte der schriftliche Registrationsprozess, einige weitere postalische Mailings hielten die Besucher auf dem aktuellen Stand. Mittlerweile lösen regelmäßige Mailings, Pre-Events wie zur dmexco oder zur Cebit, sowie das Engagement der Veranstalter bei Twitter oder Facebook diesen vergleichsweise teuren Prozess durch das digitale Momentum ab.

Events sind im Digitalen Zeitalter angekommen
Sehen wir von mittlerweile sehr bekannten Web-Konferenzen wie next oder re:publica ab, erfreuen sich die Veranstalter von traditionsbewussten Events sehr deutlich am partizipativen Nutzer. Nicht mehr alleine ein Redaktionsteam vor Ort, sondern der Konferenzbesucher selbst greift zum Smartphone oder Laptop, um seine Eindrücke der Welt öffentlichkeitswirksam mitzuteilen.

Zwischen den Vorträgen und auch während des Programms greifen die Zuhörer einzelne Themen auf, verbreiten sie mal als losgelöste oder auch zusammenhängende Statement-Tweets. Wer vor Ort ist, informiert sich über das Geschehen in anderen Panels. Und wer zu Hause oder im Büro bleibt, kann ohne weiteres ein wenig aktuelles Zeitgeschehen verfolgen. Auch beim medienforum.nrw ist dieser Trend unter dem Hashtag #mefo10 zu beobachten. Insgesamt ist diese Entwicklung sehr lobenswert. Die Konferenz wird durch die Besucher belebt.

Wie setzen Veranstalter Social Media für Konferenzen richtig ein?
Jeder Veranstalter muss sich heute darüber im Klaren sein, dass seine Besucher weitaus mehr Informationen und eine mediale Rundumversorgung erwarten. Als grundlegende Ideen in Hinblick auf den Einsatz von Social Media bei Events möchte ich folgende Punkte als Empfehlung für Veranstalter zukünftiger Events festhalten.

7 Tipps zur effektiven Konferenz-Promotion über Social Media

1. Konferenz-Webseite als zentraler Knotenpunkt:
   Eine Konferenzseite muss neben dem aktuellen Programm und Referenteninformationen auch mit sämtlichen anderen Web-Präsenzen des Events verbunden sein. Cross-Linking zum Twitter-Account oder der Facebook-Fanpage, zum Ticketing-System bei Amiando, zu XING über die einzelnen Ansprechpartner, Social Media Newsroom mit Fotos und Videos von YouTube, sevenload, Flickr und Sharing-Buttons zu diversen Bookmarking-Dienstleistern. Der “Like”-Button von Facebook oder das “Tweet this”-Konzept muss ebenfalls für jede Konferenzseite integriert sein.
2. Twitter als Informationsgarant: Eine Konferenz muss aktuelle Informationen zu jedem Zeitpunkt auch ins Social Web streuen. Twitter eignet sich dabei sehr gut für Besucher, um immer auf dem aktuellen Stand zu bleiben. Auch Journalisten, die sich jeder Veranstalter für seinen Event wünscht, nutzen Twitter als Themenseismograph und mittlerweile als schnellste Primärquelle gegenüber der klassischen Pressemeldung per E-Mail (oder per Post). Als wichtig zeichnet sich auch das eigene Engagement aus, sobald thematisch relevante Informationen über diesen Konferenz-Account verbreitet werden. Der Blick über den Tellerrand ist für Follower das A und O, und als twitternder Veranstalter demonstriert man Fachkompetenz auch außerhalb der eigenen Veranstaltung.
3. Twitter als Interaktionsmedium:
   Ein kapitaler Fehler seitens zahlreicher Veranstalter ist das fehlende Engagement mit den Fans oder Followern. Wenigstens seinen eigenen Followern sollten Events bei Twitter folgen. Ein Gegenargument, was man immer wieder hört, beinhaltet das eindeutige Bemängeln eines sauberen Twitter-Feeds zur Verwaltung des Twitter-Accounts. Das ist jedoch eine völlig falsche Ausgangslage. Der Twitter-Feed sollte nicht nur die eigenen Tweets zur Visualisierung darstellen. Viel besser eignen sich kollaborative Tools und Clients zum Management des Twitter-Accounts. Schließlich sind bei größeren Events mehrere Mitarbeiter gleichzeitig bei Twitter unterwegs, so dass Hootsuite, CoTweet, Tweetdeck, Sesmic und andere Hilfsprogramme wesentlich effizienter für die Verwaltung des Twitter-Accounts geeignet sind. Als Appell für jeden Veranstalter gilt: Folgt euren Followern aktiv, sobald sie euch folgen - diese Belohnung erfreut nicht nur die einzelnen Besucher, sondern kann mit noch stärkeren Re-Tweets und Thementweets unter den jeweiligen Hashtags honoriert werden.
4. Hashtags als Monitoring:
   Egal ob #mefo10, #dmexco, #next10 oder #webciety - jeder Event vertraut mittlerweile auf seine eindeutige Identifikation in Twitter. Für das Pflichtprogramm wird in der Regel bei längeren Konferenznamen gerne die Abkürzung des Events mit oder ohne Jahreszahl verwendet. Daran sollten sich auch Veranstalter mit ihrer Hashtag-Vorgabe halten. Als Kür gilt in der Szene der Einsatz von speziellen Hashtags für die verschiedenen Tracks/Räume der Konferenz, die am Eingang des Raumes und gerne an der Beamerwand oder in der Präsentation selbst platziert werden sollten, wie z.B. #raum1 oder #raumzwei.
5. Geolocation-Dienste als Spielerei:
   Foursquare und Gowalla liegen bei vielen Besuchern im Trend. Eine Konferenz sollte über einen offiziellen Account bei beiden Diensten den Veranstaltungsort sowie einzelne Konferenzräume vor Beginn der Konferenz hinterlegen. Mit einer exakten Geo-Position finden spielfreudige Nutzer einen kleinen Zusatzanreiz, sich medial bei der Konferenz auszutauschen und gegebenenfalls auch im Wirrwarr der Besucherströme zu finden
6. Facebook für echte Fans und potenzielle Besucher:
   Neben Twitter eignet sich Facebook hervorragend dazu, um die Besucher mit Informationen und attraktiven Klickanreizen in Form von Bildern oder Videos immer auf dem Laufenden zu halten. Zudem bieten Engagement-Ads bei Facebook im Vorfeld der Veranstaltung die Option, neue potenzielle Besucher mit sehr genauen Targeting-Optionen zu werben.
7. Video-Berichterstattung als Besuchererlebnis:
   Eine alte Faustregel gilt immer noch: Besucher lockt man durch ein abwechslungsreiches Programm an. Zahlende Gäste hingegen stehen oft vor dem Problem, dass ihre präferierten Vortragsthemen zeitgleich abgehalten werden. Der Königsweg von professionellen Konferenzen ist eine Aufzeichnung von jedem Panel in voller Länge, die nicht als Live-Stream im Web übertragen werden müssen, sondern nach einigen Tagen den Besuchern als “Konserven-Videos” zur Verfügung gestellt werden. Eine eigene Video-Seite ähnlich der DLD und parallele Platzierung der Videos bei Videoportalen wie YouTube oder sevenload in einem eigenen Conference-Channel bieten zudem virales Potenzial, aber auch zusätzliche Reichweite und Aufmerksamkeit. Es steht jedem Veranstalter frei, die Videos in voller Länge öffentlich zugänglich zu machen, nur den registrierten Besuchern for free oder zusätzlich gegen eine “Pay-Per-View”-Option für Nicht-Teilnehmer der Veranstaltung. Gewiss ist mir bei diesem Punkt sehr wohl bewusst, dass mein Arbeitgeber ähnliche Produkte anbietet. Für das gesteigerte Erlebnis als Messe- oder Konferenzbesucher und als Empfehlung zur Konferenz-Promotion in Social Media soll dies keinen Einfluss haben.

Insgesamt betrachtet ist die deutsche Konferenz-Landschaft in der Medienwelt schon jetzt gut im Social Web positioniert. Ein wenig Finetuning und Justieren einzelner Stellschräubchen sind jedoch notwendig, um den (zahlenden) Besuchern mit dem Event als ein absolutes Highlight im Gedächtnis hängen zu bleiben. Ich hoffe, dass meine Anregungen für künftige Events aufgegriffen und nicht nur bei Themen zu Medien/TV/Radio/Print/Internet/Social Media ihren Anklang finden werden. Selbst die Möbelindustrie, Foto- und Videoproduktion, Law-Events, B2B-Messen, Dienstleistungsgewerbe und jede erdenkliche Fachmesse kann diese einfachen Mittel zur Konferenz-Promotion nutzen, um einzelne Erfolge feiern zu können. Leider ist abseits von medien- und internetaffinen Konferenzen nur sehr wenig Engagement in Social Media vorhanden. Nicht jeder Aspekt macht bei jedem Event auch Sinn, doch mindestens einen der sieben Punkte sollten Konferenzbesucher in Zukunft erwarten dürfen.

Gerne lade ich meine Follower und natürlich die Leser meines Blogs ein, fleißig mitzudiskutieren: Welche Erwartung im Sinne vom Einsatz von Social Media für Konferenzen teilt ihr - und welche Punkte sind eures Erachtens nach wertvoll?

Update vom 01. Juli 2010:
Nicht vorenthalten möchte ich dem geneigten Lese auch die 10 Tipps zur erfolgreichen Eventkommunikation im Blog von Anja Beckmann, die in der Hinsicht einen relativ klassischen Ansatz verfolgen, aber als Gesamtpaket mit den obigen sieben Tipps eine gute Ausgangslage bilden.